Die Versuchung ist groß: „Das machen wir doch einfach selbst.“

Viele Unternehmen und Organisationen wissen um den Wert eines eigenen Newsletters. Er schafft einen direkten Draht zu Kunden und Interessenten, stärkt die Kundenbindung und macht unabhängiger von sozialen Netzwerken und ihren Algorithmen.

Gleichzeitig wirkt das Thema auf den ersten Blick erstaunlich einfach. Schließlich kann jeder eine E-Mail schreiben oder einen Newsletter-Service wie Brevo, Cleverreach, KlickTipp usw. bedienen. Ein paar Texte, ein schönes Bild, auf „Senden“ klicken – fertig.

Die Realität sieht oft anders aus

Plötzlich stellen sich Fragen: Wer schreibt die Inhalte? Wer kümmert sich um Gestaltung und Technik? Wer achtet auf Datenschutz und rechtliche Vorgaben? Und vor allem: Wer findet neben dem Tagesgeschäft regelmäßig die Zeit dafür?

So verschwindet das Projekt „Newsletter“ in vielen Unternehmen immer wieder ganz unten auf der Prioritätenliste, obwohl allen Beteiligten eigentlich bewusst ist, wie wichtig es ist.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht „Können wir das selbst machen?“, sondern „Sollten wir das?“.

Warum viele Unternehmen ihren Newsletter selbst erstellen möchten

Die Entscheidung, den Newsletter intern zu erstellen, ist absolut nachvollziehbar. Schließlich kennt niemand die eigenen Produkte, Dienstleistungen und Kunden besser als das Unternehmen selbst.

Hinzu kommt, dass ein Newsletter auf den ersten Blick nicht besonders kompliziert wirkt. Viele Unternehmen verfügen bereits über eine Kommunikations- und Marketingabteilung oder Mitarbeitende, die regelmäßig Inhalte für die Website, Social Media oder Broschüren erstellen. Warum sollte also nicht auch der Newsletter intern entstehen?

Es gibt weitere gute Gründe, einen Newsletter selbst zu erstellen:

• Die Kosten sollen möglichst gering gehalten werden.
• Die Kontrolle über Inhalte, Kontakte und Versand bleibt im Unternehmen.
• Das vorhandene Wissen über Kunden und Zielgruppen kann direkt genutzt werden.
• Die Abstimmung mit externen Dienstleistern entfällt.

Für manche Unternehmen und Organisationen ist die interne Umsetzung daher definitiv die richtige Entscheidung.

Die entscheidende Frage lautet jedoch nicht, ob ein Unternehmen grundsätzlich in der Lage ist, einen Newsletter selbst zu erstellen. Spannender ist die Frage, ob die dafür notwendigen Zeit-, Personal- und Fachressourcen dauerhaft verfügbar sind.

Die meisten Newsletter scheitern nicht an fehlenden Ideen. Sie scheitern am Alltag.

Wie Newsletter-Projekte an der Praxis scheitern

Die meisten Newsletter scheitern tatsächlich am Alltag. Zwischen Kundenprojekten, Angeboten, Meetings und dem Tagesgeschäft verliert das Thema Newsletter schnell an Priorität. So wird aus der geplanten Ausgabe im März ein Versand im Juni – oder gar keiner mehr.

Hinzu kommt die Frage nach den Zuständigkeiten: Wer schreibt die Texte? Wer kümmert sich um die Gestaltung? Wer bereitet Bilder auf? Wer verschickt die Kampagne und wertet anschließend die Ergebnisse aus?

Auch die Technik wird häufig unterschätzt. Newsletter müssen auf Smartphones ebenso gut funktionieren wie auf großen Bildschirmen. Hinzu kommen Themen wie Zustellbarkeit, Datenschutz, Abmeldemöglichkeiten und die Pflege der Empfängerlisten.

Selbst wenn die erste Ausgabe erfolgreich versendet wurde, beginnt die eigentliche Herausforderung oft erst danach: Regelmäßigkeit. Erfolgreiche Newsletter entstehen nicht durch eine einzelne Kampagne, sondern durch Kontinuität. Genau diese ist im Alltag vieler kleiner und mittlerer Unternehmen jedoch schwer konsistent aufrechtzuerhalten.

Die Vorteile einer externen Newsletter-Vergabe

Die Zusammenarbeit mit einem externen Newsletter-Spezialisten bedeutet nicht, die Kontrolle abzugeben. Unternehmen behalten die Hoheit über Inhalte, Ziele und Botschaften, während sie die zeitaufwändigen operativen Aufgaben auslagern.

• Entlastung: Das Marketing-Team wird entlastet und gewinnt Zeit für andere Aufgaben. Gleichzeitig profitieren Unternehmen von professionellen Prozessen, festen Abläufen und einer regelmäßigen Umsetzung, die im Tagesgeschäft oft nur schwer sicherzustellen ist.
• Professionalität: Auch technische Themen wie Gestaltung, mobile Optimierung, Zustellbarkeit, Datenschutz oder Erfolgsmessung werden von Anfang an berücksichtigt und professionelle gehandhabt, so dass sie nicht erst intern aufgebaut werden müssen.
• Kontinuität: Während interne Newsletter-Projekte häufig von wechselnden Prioritäten beeinflusst werden, sorgt ein externer Partner dafür, dass aus einem guten Vorsatz eine regelmäßige und verlässliche Kommunikation mit Kunden und Interessenten wird.

So wird aus einem zusätzlichen Arbeitsaufwand ein professionelles Marketing-Instrument, das Kunden dauerhaft bindet, Vertrauen schafft und neue Geschäftsmöglichkeiten eröffnet.

Wann sich das Auslagern eines Newsletters lohnt

Nicht jedes Unternehmen benötigt oder möchte überhaupt einen externen Newsletter-Spezialisten beschäftigen. Viele Organisationen verfügen über die notwendigen Ressourcen und das interne Know-how, um ihre Newsletter erfolgreich selbst zu betreiben. In der Praxis gibt es jedoch einige Situationen, in denen externe Unterstützung besonders sinnvoll sein kann.

Zum Beispiel dann, wenn das Marketing-Team bereits ausgelastet ist und zusätzliche Aufgaben kaum noch übernommen werden können. Oder wenn der Newsletter zwar immer wieder geplant wird, die Umsetzung im Tagesgeschäft aber regelmäßig verschoben wird.

Auch technische Hürden spielen häufig eine Rolle. Gestaltung, Versand, Datenschutz, Zustellbarkeit und Erfolgsmessung erfordern Zeit und Erfahrung, die intern nicht immer vorhanden sind.

Besonders häufig begegne ich jedoch einer anderen Situation: Der Newsletter wurde bereits begonnen, vielleicht existieren sogar erste Entwürfe oder eine Empfängerliste – doch das

Am Ende lautet die entscheidende Frage deshalb nicht:

„Können wir unseren Newsletter selbst machen?“

Sondern vielmehr:

„Ist das die beste Nutzung unserer Zeit und Ressourcen?“

Wenn Sie diese Frage für Ihr Unternehmen beantworten möchten, sprechen wir gerne unverbindlich darüber.

Warum Unternehmen mit dem Letterschmied zusammenarbeiten

Es gibt natürlich in Bremen, Deutschland und darüber hinaus zahlreiche Agenturen und Dienstleister, die Newsletter anbieten. Der Letterschmied verfolgt dabei jedoch einen anderen Ansatz: persönliche Zusammenarbeit statt Ticketsystem, direkter Austausch statt wechselnder Ansprechpartner.

Als studierter Historiker und Philosoph (M.A.) gehören Analyse, Recherche und die verständliche Vermittlung komplexer Inhalte zu meinem grundlegenden Handwerkszeug. Hinzu kommen mehr als 17 Jahre Berufserfahrung in den Bereichen Kommunikation, Redaktion, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit in Unternehmen, Verbänden und Agenturen sowie zahlreiche berufsbegleitende Weiterbildungen.

Dabei lege ich besonderen Wert auf eine persönliche Zusammenarbeit. Im Raum Bremen und einem Umkreis von etwa 50 Kilometern lerne ich meine Kunden gerne persönlich kennen. Darüber hinaus arbeite ich sehr gerne auch vollständig digital per Video-Meeting mit Unternehmen zusammen.

Beim Letterschmied erhalten Kunden vor allem aber einen Ansprechpartner für den gesamten Prozess: von der ersten Idee über Texte und Gestaltung bis hin zu Versand, Analyse und Optimierung.

Sie kümmern sich um Ihr Geschäft. Ich kümmere mich um Ihren Newsletter.