Automatisierung lohnt sich

Es gibt E-Mails, die den Empfänger genau im richtigen Moment erreichen: die Geburtstagsmail. Sie knüpft an einen persönlichen Anlass an und bietet Unternehmen eine einfache Möglichkeit, ihren Kunden Wertschätzung zu zeigen und gleichzeitig in Erinnerung zu bleiben. Ist eine Geburtstagskampagne einmal eingerichtet, wird die E-Mail automatisch zum hinterlegten Termin versendet – und kann trotzdem persönlich wirken.

Geburtstags-E-Mails vereinen drei wichtige Aspekte guten E-Mail-Marketings. Sie sind persönlich, weil sich die Nachricht gezielt an einen einzelnen Empfänger richtet. Sie haben einen konkreten Anlass, der für diese Person tatsächlich relevant ist. Und sie kommen zum richtigen Zeitpunkt: genau dann, wenn der Anlass aktuell ist, und nicht irgendwann nach Redaktionsplan.

Mehr Erfolg am Ehrentag

Wer täglich zahlreiche Werbemails erhält, entwickelt schnell ein Gespür dafür, welche Nachrichten relevant sind und welche nicht. Geburtstagsmails unterscheiden sich davon schon durch ihren Anlass: Sie beziehen sich unmittelbar auf den Empfänger und einen für ihn persönlichen Tag.

Wie gut solche E-Mails funktionieren können, zeigen aktuelle Zahlen von Omnisend. Nach Angaben des E-Mail-Marketing-Anbieters erreichen automatisierte Geburtstagsmails eine durchschnittliche Öffnungsrate von 43,3 Prozent und eine Click-to-Conversion-Rate von 14,3 Prozent.

Auch Daten aus der Hotellerie sprechen für automatisierte, anlassbezogene Kommunikation. In seinem aktuellen Benchmark unterscheidet Revinate zwischen einmaligen Kampagnen und wiederkehrenden, automatisch durch Ereignisse ausgelösten Mailings wie Geburtstagsmails.

Über alle untersuchten automatisierten Kampagnen hinweg lagen die Öffnungs- und Klickraten deutlich über denen einzelner Kampagnen. Für die DACH-Region gibt Revinate für Geburtstagskampagnen Öffnungsraten von über 50 Prozent an.

Eine Erfolgsgarantie sind solche Werte natürlich nicht. Branche, Zielgruppe, Angebot und Qualität der Empfängerdaten beeinflussen die Ergebnisse erheblich. Die Zahlen sprechen aber dafür, E-Mails nicht ausschließlich nach einem festen Redaktionskalender zu versenden, sondern auch konkrete Anlässe in der Kundenbeziehung zu nutzen.

Mehr als Rabatte

„Herzlichen Glückwunsch! Hier sind 10 Prozent Rabatt.“

So oder ähnlich sehen viele Geburtstags-E-Mails aus. Dabei ist noch viel mehr möglich: Ein Restaurant könnte zum Dessert einladen, ein Händler einen Gutschein verschenken und ein Dienstleister einen kostenlosen Zusatzservice anbieten. Ebenso denkbar sind exklusive Inhalte, Bonusleistungen, Einladungen oder eine kleine Aufmerksamkeit beim nächsten Besuch.

Nicht jedes Unternehmen muss seinen Kunden zum Geburtstag etwas verkaufen oder einen Preisnachlass anbieten. Gerade bei Dienstleistungen kann schon eine persönlich formulierte Nachricht Aufmerksamkeit schaffen und die Kundenbeziehung pflegen.

Der Geburtstag sollte allerdings nicht bloß als Vorwand für die nächste Werbeaktion dienen. Wer zunächst gratuliert und im nächsten Satz möglichst viel verkaufen möchte, verspielt schnell den persönlichen Charakter der Nachricht.

Einmal einrichten, jährlich gratulieren

Der besondere Vorteil von Geburtstags-E-Mails liegt in der Automatisierung. Das Geburtsdatum wird in der Empfängerdatenbank hinterlegt und dient als Auslöser für den Versand. Texte, Gestaltung und Versandregeln werden einmal vorbereitet. Anschließend erkennt das Newsletter-System den jeweiligen Termin und verschickt die passende Nachricht automatisch.

Es muss auch nicht bei einer einzelnen E-Mail bleiben. Denkbar ist beispielsweise eine kleine Serie: Einige Tage vorher wird ein Geburtstagsvorteil angekündigt, am Geburtstag folgt der eigentliche Glückwunsch und später eine Erinnerung, falls ein Gutschein noch nicht eingelöst wurde.

Wie umfangreich eine solche Automation ausfällt, hängt vom Unternehmen und vom Ziel der Kampagne ab. Für viele kleinere Unternehmen genügt bereits eine einzige, gut gestaltete Nachricht. Ist alles eingerichtet, verursacht der einzelne Versand kaum zusätzlichen Aufwand. Jeder Empfänger erhält seine Nachricht trotzdem zum individuell passenden Zeitpunkt.

Geburtstagsmails und Datenschutz

Um Geburtstagsmails zu versenden, benötigt man zunächst das Geburtsdatum der Empfänger. Dabei handelt es sich um ein personenbezogenes Datum. Unternehmen sollten deshalb transparent erklären, warum sie diese Angabe erheben, und nur die tatsächlich benötigten Daten abfragen. Soll beispielsweise nur einmal jährlich gratuliert werden, können Tag und Monat genügen. Das Geburtsjahr ist dafür nicht zwangsläufig erforderlich.

Zu unterscheiden sind zwei Fragen: Darf das Geburtsdatum für diesen Zweck verarbeitet werden? Und darf dem Empfänger eine werbliche E-Mail geschickt werden? Eine Geburtstagsmail mit Gutschein, Angebot oder ähnlicher Absatzförderung kann rechtlich als Werbung gelten. Unternehmen müssen deshalb neben der DSGVO auch die Anforderungen für E-Mail-Werbung beachten.

Wer Geburtstagsmails einsetzen möchte, sollte die Abläufe deshalb von Anfang an entsprechend aufsetzen: Das Geburtsdatum wird freiwillig angegeben, der Verwendungszweck transparent erklärt, erforderliche Einwilligungen werden dokumentiert und ein Widerruf beziehungsweise eine Abmeldung bleibt jederzeit möglich.

Automatisierte Geburtstagsmails und Datenschutz schließen sich damit nicht aus. Voraussetzung ist ein sorgfältiger und transparenter Umgang mit den Kundendaten.

Geburtstage sind nur der Anfang

Was beim Geburtstag funktioniert, kann auch bei anderen Anlässen sinnvoll sein. Ein bestimmtes Datum, Ereignis oder Verhalten kann den automatischen Versand einer zuvor vorbereiteten Nachricht auslösen.

Im B2B-Bereich kann beispielsweise ein Kunden- oder Firmenjubiläum interessanter sein als ein persönlicher Geburtstag. Auch Veranstaltungserinnerungen, Follow-ups nach einer Anfrage, saisonale Termine oder regelmäßige Service- und Wartungsintervalle eignen sich für automatisierte E-Mails.

Kunden können außerdem an bestimmte Leistungen erinnert oder nach längerer Inaktivität gezielt wieder angesprochen werden. Solche automatisierten Abläufe sorgen dafür, dass eine E-Mail zum vorgesehenen Zeitpunkt verschickt wird, ohne dass jemand jedes Mal selbst daran denken muss.

Persönlich und ohne großen Aufwand

Ein automatisierter Versand bedeutet nicht, dass jede Nachricht gleich sein muss. Die Geburtstagsmail erreicht jeden Empfänger an seinem persönlichen Termin, eine Veranstaltungserinnerung wird kurz vor dem jeweiligen Termin verschickt und ein Follow-up orientiert sich an einer vorausgegangenen Aktion.

Die eigentliche Arbeit findet bei der Einrichtung statt: Anlass auswählen, Daten erfassen, Texte schreiben, Gestaltung entwickeln und den Ablauf konfigurieren. Danach übernimmt das Newsletter-System die wiederkehrenden Aufgaben.

Sie möchten Geburtstagsmails oder andere automatisierte E-Mail-Kampagnen einsetzen, ohne sich selbst um Technik, Gestaltung und Versand kümmern zu müssen? Ich entwickle gemeinsam mit Ihnen die passenden Abläufe und kümmere mich um die Umsetzung.